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Einrichtung |
Management-Verfahrensanweisung |
Code: MV701 |
| Handhaben von Anfragen, Angeboten und Verträgen |
Revision: 01
Datum: 02.01.20 Seite: 1 von 2 |
| Erstellt | Geprüft | Freigegeben | |
| Name | Schlote | ||
| Datum | 02.01.20 | ||
| Unterschrift | i.O.u. Schl. | ||
| Datei | |||
MV701 Handhaben von Anfragen, Angeboten und Verträgen
„MV701-1 Handhaben von Anfragen, Angeboten und Verträgen“ regelt den zielführenden und angemessenen Umgang mit allen ernsthaften Anfragen gleich welchen Ursprungs.
Zusätzlich zu Handhabung und Prüfung von Anfragen, Angeboten und Verträgen regelt die Management-Verfahrensanweisung auch den Umgang mit Anträgen und Projektierungen aus eigener Veranlassung, deren Vereinbarkeit, Durchführung und Konformität ebenfalls entsprechend dieser Anweisung zu prüfen ist. Alle Ansprüche für Prüfeinrichtungen geltender Normen, insbesondere die der DIN 17025:2018-3, sind zu erfüllen.
1 Verantwortlichkeiten und Befugnisse
Tätigkeiten |
Entscheiden |
Durchführen |
Mitwirken |
Informieren |
| Festlegung der allgemeinen Geschäftsbedingungen der Einrichtung | GF | GF | QM | Alle |
| Entgegennahme von Anfragen | alle | alle | QM | TL |
| Formulierung von Anträgen | alle | PL | PL | GF/TL |
| Erstellung von Angeboten | PL/TL | PL/TL | QM | – |
| Prüfung der Kundenanfrage auf Machbarkeit | GF/TL | ML/PL | QM | GF |
| Prüfung der Aufträge | GF/TL | ML/PL/Bürokraft | QM | GF/ML/PL |
| Prüfung von Anträgen | GF | TL | QM | alle |
GF Geschäftsführung TL Technische Leitung
QM Qualitätsmanager PL Projektleitung
TM Technische Mitarbeiter
2 Prüfung von Kundenanfragen und Abgabe von Angeboten
Die telefonisch oder schriftlich erfolgenden Anfragen können an jeden Mitarbeiter gerichtet sein. Für mündliche und fernmündliche Anfrage werden auf Formblatt „MF701-1 Aufnahmeblatt für Telefon- und Gesprächsnotiz“ fixiert. Unabhängig von einer expliziten Aufforderung zur Angebotsabgabe prüfen und entscheiden TL oder GF ob die Einrichtung über Personelle und Technische Kompetenz sowie ausreichend freie Ressourcen verfügt, eine Leistung gemäß der angefragten Leistung zu erbringen. Dem Ergebnis dieser Prüfung folgend wird das Ergebnis auf „MF701-2 Dokumentation Anfragenprüfung“ aufgezeichnet und abgelegt sowie bei positivem Ergebnis ein Angebot erstellt. Angebote können neben der Technischen Leitung auch Prüfleiter selbstständig erstellen. Bei einem Angebotsvolumen in der Nähe von 80% des Jahresumsatzes der Einrichtung oder mit mehr als 20% der Mitarbeiterkapazitätsbindung sind der GF zur Entscheidung zuzuführen, die gemeinsam mit TL und QM über eine Angebotsabgabe entscheidet und gegebenenfalls entsprechend MV805-1 Risikostatus ermitteln mögliche Auswirkungen auf den Risikostatus vor einer Entscheidung überprüft.
3 Prüfung von Aufträgen und Auftragsbestätigung
Alle Aufträge (Verträge) von Kunden werden nach dem Eingang hinsichtlich der Übereinstimmung mit dem Angebot überprüft. Abweichungen vom Angebot werden mit dem Kunden geklärt. Das Vorliegen von Übereinstimmung von Angebot und Auftrag belegt die an den Kunden gerichtete, schriftliche Auftragsbestätigung, die im Projektordner des betreffenden Projekts abgelegt wird.
4 Prüfung von Anträgen
Anträge unterscheiden sich von Anfragen und Aufträgen durch ihre Herkunft. Anträge entstehen aus der Mitte der Einrichtung mit dem Ziel der Forschung an, der Entwicklung und Optimierung zum Beispiel von Prüfverfahren und Methoden. Sie werden gestellt, um für diese Aufgabe wirtschaftliche Mittel, Ressourcen und andere für die erfolgreiche Erfüllung des Antragsziels erforderliche Aspekte zu erwirken. Abhängig vom Umfang der geplanten Arbeiten entstehen Risiken, wie sie sich auch aus Aufträgen von Kunden ergeben können. Eine diesbezügliche Risikoprüfung ist mit Blick auf Wirtschaftlichkeit, Unparteilichkeit und Unabhängigkeit erforderlich und im Ergebnis auf dem Formblatt MF701-2 Dokumentation Anfragenprüfung zu fixieren. Darüberhinaus sind Regelungen für die unabhängige Gegenprüfung beginnend bei der Versuchsplanung und begleitend bis zum Abschluss der Ergebnisermittlung und -präsentation zu treffen, damit auch bei derartige Aufgaben das Vieraugenprinzip greift, die Unabhängigkeit gewahrt und Richtigkeit, Rückführbarkeit und Wiederholbarkeit der Ergebnisse sichergestellt ist.
5 Dokumentation
Alle Vorgänge und Ergebnisse werden auf „MF701-1 Dokumentation Anfragenprüfung“ dokumentiert. Sie gelten als technische Aufzeichnungen und werden entsprechend MH804 „Lenkung von Aufzeichnungen“ behandelt.
6 Mitgeltende Dokumente
MV805-1 Risikostatus ermitteln
MF701-1 Aufnahmeblatt für Telefon- und Gesprächsnotiz
MF701-2 Dokumentation Anfragenprüfung